Tratas de organizar tu tiempo pero… ¿Pareciera que él trata de Desorganizarte a ti?

Lo que importan son las actividades, no el reloj. El primer paso para crear un verdadero sistema de gestión del tiempo es reconocer que todos los días recibimos tres regalos:

• Tiempo: sin el cual no podemos ejecutar las actividades.
• Energía: esencial para llevar a cabo las actividades.
• Elección: para determinar qué actividades llevar a cabo.

        

       Gestionar nuestro tiempo es saber escoger nuestras actividades

Es decir, saber decir que no. Cuando escogemos actividades que nos rinden una satisfacción instantánea (por oposición a actividades que agregan valor), nuestra productividad se desploma y con esta, por lo general, nuestra autoestima.Tomar buenas decisiones, saber qué actividades escoger y qué rechazar, implica asumir una perspectiva a largo plazo; es decir, decidir lo que queremos que ocurra en el futuro y luego especificar las actividades necesarias para que dicho futuro se haga realidad.

Hacerles seguimiento a las actividades

La siguiente habilidad de gestión del tiempo consiste en hacerles seguimiento a las actividades. Esto supone estar pendientes de cosas intangibles: pensamientos, ideas, fechas, promesas,

recordatorios y estrategias.De manera sencilla de utilizar instrumentos de gestión del tiempo es verlos como cestas. Las cestas sirven para recolectar cosas y trasportarlas. Para que no se nos olvide nada, recomendamos usar seis “Cestas”:

 

Cesta uno: el calendario mensual: sirve para recolectar los

eventos futuros y planificar actividades tales como: citas, fechas y límites de tiempo.

Cesta dos: la cesta para tirarlo todo: se parece a la cesta uno.

La diferencia es que los eventos y actividades están aún por ser programados. En otras palabras, sabemos qué haremos estas cosas, pero no sabemos exactamente cuándo. La cesta dos nos     permite no olvidarnos de estas cosas.

Cesta tres: la cesta diaria: es el calendario para las actividades  diarias tales como: citas, cosas por hacer, cosas que surjan durante el día.

Cesta cuatro: la cesta de la memoria: es el lugar para documentar información importante, delegar actividades y hacerle seguimiento a una         secuencia de eventos e información. Es donde anotamos la información importante que recibimos.

        

Cesta cinco: la cesta de la información: incluye información que debemos tener a la mano: objetivos, proyectos, documentos,

imágenes, nuestra dirección, nuestro directorio telefónico,etc.

Cesta seis: la cesta de las comunicaciones: aquí están incluidos nuestros mensajes de voz y nuestros mensajes electrónicos. Los mensajes de voz no suelen ser un problema. En cambio, los mensajes electrónicos son una fuente de distracción, de irrelevancias y de tentaciones que nos hacen perder el tiempo. Hoy en día, la mayoría de las personas viven en su buzón. Lo tienen abierto todo el día. Por tanto, es importante que lo cerremos y revisemos nuestros mensajes electrónicos de 3 a 6 veces al día. ¡No más!

La vieja manera de ver el tiempo consiste en considerar que este es lineal. Pero, ¿qué tal si lo viéramos como si fuera espacio?
El tiempo es el espacio en el que vivimos. Así como una caja es un espacio que llenamos de cosas, una hora es una "caja de tiempo" que llenamos con actividades. Esto nos permitirá gestionar mejor el tiempo. 

Ahora estamos listos para organizar nuestro día. Debemos practicar los siguientes pasos cada día durante los treinta minutos antes mencionados:

• Paso uno: decidir qué actividades debemos poner sobre el plato hoy. Para tal fin, debemos revisar nuestras seis cestas. Luego, debemos pasar las actividades que queremos llevar acabo a la cesta diaria, es decir, la cesta tres.

•  Paso dos: asignamos un valor a cada actividad con el fin de jerarquizarlas. Puede ser un sistema numérico, de colores, etc.

• Paso tres: organizar nuestro día, es decir, determinar cuándo, dónde y cómo tenemos pensado llevar a cabo nuestras actividades.

Concentrarnos en las actividades

PARA EVITAR INTERRUPCIONES:

1. Tomar la actividad de la lista que nos preocupa más, por

ejemplo, tratar de hacer demasiado.

2. Escribir "Nunca debo tratar de ____". Debemos escribir

esta afirmación durante tres semanas en nuestra lista de actividades.

Al cabo de las tres semanas, habremos dejado de

hacer más de lo que podemos hacer.

3. Repetir el procedimiento con otra actividad de la lista. Y

así sucesivamente.